50 золотых правил деловой переписки (чек-лист)

«Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.» © Денис Каплунов

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

В деловой переписке «спрашивают» за каждое слово. Официальное письмо — это документ, а не просто текст.

Мы поговорим о печатных письмах. Думаю, в следующий раз я подготовлю отдельный материал по тонкостям деловой email-переписки, потому что там есть свои специфические моменты.

Перед вами — статья, вошедшая в материалы моей новой книги «Бизнес-копирайтинг», над которой я сейчас очень плотно и тщательно работаю. Желаем приятного чтения и полезного внедрения.

Правила деловой переписки

1. Письмо должно отправляться на официальном бланке.
2. Официальные письма не должны быть «креативными».
3. В шапке письма указывайте не только логотип и название компании, но и реквизиты (почтовые — всегда, платежные — при необходимости).
4. Письмо должно иметь четкую и точную дату.
5. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
6. Исходящий номер приветствуется, особенно в «очень официальной» переписке.
7. Если ваше письмо является ответом на письмо получателя — об этом нужно указать в части с исходящим номером (например, «№ _______ от ________ в ответ на письмо № _____ от ________»).
8. Подбирайте хорошо читабельный шрифт, избегайте фрагментов текста в мелком шрифте при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
9. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
10. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
11. Никогда не используйте в тексте письма места для заполнения от руки (например «Уважаемый ______________!»).
12. При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
13. Неформальное общение оставьте для личной переписки.
14. В деловых кругах принято отвечать на официальное письмо в течение 10 дней.
15. Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
16. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
17. К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», а не на «вы».
18. Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
19. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
20. Длинные письма никто читать не любит; если вам нужно отправить большой объем информации — используйте формат: основной текст (не больше 1,5 страницы) + приложения.
21. Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
22. Приветствуется краткий заголовок в начале текста письма (перед обращением и приветствием), сообщающий вкратце цель письма.
23. Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
24. Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
25. Пишите так, чтобы абзац не превышал 4-5 строк.
26. Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — «красную строку» или пустую строку.
27. Перечисления оформляйте в нумерованные и маркированные списки.
28. В печатной официальной переписке не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте его смайликами.
29. В деловых официальных письмах нет места следующим «штучкам»: жаргонизмы, народный сленг, анекдоты (впрочем, любой юмор), пословицы, афоризмы и метафоры.
30. Старайтесь минимизировать количество слов иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
31. Аккуратней с аббревиатурами и сокращениями — они должны быть понятны для получателя.
32. Важную мысль текста выделяйте (полужирный шрифт или подчеркивание) — желательно этим в письме не злоупотреблять.
33. Если вы отвечаете на конкретное письмо, можете цитировать отправителя в своем ответе — это поможет ему вспомнить важные моменты.
34. Никогда не делитесь в письме деликатной информацией — помните, текст случайно может оказаться в руках человека, которому не адресован.
35. Используйте три варианта изложения в письмах — от общего к частному, от частного к общему и хронологический порядок.
36. В конце письма указывайте свою контактную информацию — указывайте данные, по которым вы быстро отвечаете.
37. Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
38. В деловой переписке не принято использовать постскриптум.
39. Внимательно проверьте документ на опечатки и ошибки — грустно будет, если маленькая неосторожность будет иметь печальные последствия.
40. Подписывайте текст от имени первых лиц компании (уполномоченных его подписывать).
41. Подпись должна быть «мокрой», никакого факсимиле — и лучше подпишите его синей ручкой: на фоне печатного черного текста она будет смотреться достоверно.
42. Официальное письмо желательно скреплять мокрой печатью (даже если при наличии текста на официальном бланке по законодательству этого не требуется).
43. Нумерация страниц осуществляется в нижнем правом углу.
44. Если к вашему письму имеются приложения — сообщайте о них в главном тексте и обязательно используйте в приложениях названия и точную нумерацию.
45. Распечатывайте документ на хорошей плотной бумаге.
46. Официальные письма распечатываются только на бумаге формата А4; даже если они краткие и запросто помещаются в формате А5 — распечатывайте на А4.
47. Убедитесь, что в принтере достаточно краски для четкой печати — ваше письмо не должно содержать размытость, следы от печати и прочие визуальные признаки неряшливости.
48. Не лишним будем с помощью скрепки присоединить к письму свою визитную карточку, только не забудьте загнуть ее правый верхний уголок — это подскажет, что визитка оставлена лично вами.
49. Маленькая хитрость — вложите документ в фирменный «файлик», так вы сможете к «файлику» приклеить какую-то стороннюю важную информацию; более того, мало кто вообще использует «файл» в конвертах, это покажет вашу заботу.
50. Еще одна маленькая хитрость — попробуйте важное письмо написать «от руки»: гарантируем, вы произведете очень серьезное впечатление, и получатель внимательно ознакомится со всем письмом, а также будет его ставить в пример.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.

Скачайте чек-лист с правилами

И маленький бонус для тех, кто внимательно читал эту статью. Предлагаем вам ее в PDF-формате, чтобы вы смогли использовать этот материал в качестве чек-листа. Качайте (294 КБ), распечатывайте и работайте!

[sociallocker id=»4233″]

Ваши ссылки: скачать файлы

[/sociallocker]

Книги Дениса Каплунова

Рекомендуем изучить книги Дениса Каплунова:

• Эффективное коммерческое предложение — Исчерпывающее руководство.
• Бизнес-копирайтинг — Как писать серьезные тексты для серьезных людей.
• Контент, маркетинг и рок-н-ролл — Книга-муза для покорения клиентов в интернете.
• Копирайтинг массового поражения — Аудиокнига.
• Копирайтинг массового поражения — После покупки Вы сможете скачать книгу в любом из 13 форматов или читать онлайн.