83120 Петровского

5 важных характеристик гарантийного письма

5 важных характеристик гарантийного письма

Гарантии. Это волшебное слово притягивает. Увидев или услышав его, мы проникаемся доверием, чувствуем себя защищенными в плане совершения нужного предъявителю гарантий действия. © Тамара Витрук.

Но для того, чтобы гарантия исправно "работала" на продажи, необходимо грамотно ее использовать.

А какими вообще бывают гарантии?

Они бывают устными и письменными, причем последние чаще всего встречаются в формате продающего текста и в качестве индивидуальных обязательств конкретному лицу (организации).

Вот на этих самих обязательствах давайте и остановимся. Согласитесь, уметь правильно составлять гарантийные письма должен уметь каждый деловой человек.

Итак, что же собой представляет гарантийное письмо и каковы основные правила его составления?

Гарантийное письмо, как оно есть

Гарантийное письмо является неотъемлемой составляющей деловых взаимоотношений. Оно адресуется (направляется) отдельному лицу или группе лиц (конкретной организации).

Его назначение ни для кого не является секретом — оно в любом случае несет в себе подтверждение о предоставлении гарантийных обязательств (даже если само слово "гарантия" в нем отсутствует).

То есть, гарантийное письмо является своего рода обещанием отправителя о выполнении каких-либо действий в интересах получателя. И от манеры его составления зависит — будет оно принято или нет.

"Подумаешь, эка сложность. Написать гарантийное письмо — тоже мне искусство!".

Все так, если бы не одно "но" — гарантийное письмо должно "звучать" убедительно. Оно должно вызывать доверие и уверенность адресата в выполнении вами взятых на себя обязательств.

В противном случае градус доверия будет снижен, да и сделка может вообще не состояться.

"Я, ____, гарантирую произвести оплату в размере ____ до ____. Обязуюсь выплатить оставшуюся сумму. Отдам деньги точно в срок. Пусть разразит меня гром, если я вру".

Захотите ли вы иметь дело с составителем такого опуса? Вряд ли. В лучшем случае вы "спишете" такой подход к составлению на неграмотность, в худшем — на желание вас обмануть.

Ну, устранение второй причины — не в нашей компетенции, а вот с первой мы попробуем сейчас разобраться, рассмотрев 5 классических характеристик гарантийного письма, формирующих доверие.

5 характеристик гарантийного письма

№1 Деловой стиль гарантийного письма

Гарантийное письмо, направляемое даже хорошему знакомому, не является поводом для "панибратской формы изложения". Это строгий документ, часть деловой этики.

Здесь недопустимы сленговые и жаргонные выражения, неуместные сокращения, экспрессивные интонации, превосходные степени и преувеличения.

  • "Я верну, мамой клянусь!"
  • "Работа будет выполнена в наилучшем виде. Обещаю".
  • "Я ручаюсь за своего кореша".
  • "Оплату в сумме ____ за м/т я обязуюсь внести до ____".

№2 Краткость гарантийного письма

Как правило, текст гарантийного письма отличается предельной краткостью. Не нужно "лить воду" и "размазывать" абсолютно лишние, никому не нужные факты по бумаге.

Старайтесь лаконично изложить главную суть (в идеале размер гарантийного письма не должен превышать одной страницы).

По возможности избегайте "причинно-следственных" подробностей, которые могут увести вас от сути.

"Компания ____, после нескольких дней изучения материала и по результатам недавнего собрания, приняла решение о предоставлении гарантий ____".

№3 Конкретика гарантийного письма

Без конкретики гарантийное письмо, как и продающий текст, теряет свою актуальность, превращаясь в бесполезный клочок бумаги. При этом конкретика должна быть четкой и утверждающей (без всяких "возможно", "вероятно", "может быть").

Следите за тем, чтобы в гарантийном письме были прописаны точные даты, конкретные суммы и действия.

Так, например, фраза "я обязуюсь выплатить остаток по кредиту до конца года" выглядит менее убедительной, чем "я обязуюсь выплатить остаток по кредиту ____ в сумме $117 до 17 декабря, 2014 года".

№3 Ясность гарантийного письма

Отдельным пунктом следует отметить ясность изложения. Не нужно "маскировать" и "вуалировать" свои обещания. Они должны прописываться максимально прозрачно, понятно и открыто.

Никаких путанных, настораживающих и двусмысленных слов, неразборчивых или двояких высказываний.

Прочтите составленную гарантию вслух и с выражением. Все понятно и четко? Значит, у адресата не возникнет никаких сомнений в вашей добросовестности.

№3 Расшифровка в гарантийном письме

В обязательном порядке расшифровывайте каждую поставленную под гарантийным письмом подпись (ФИО, должность, контактные данные и прочую полезную информацию).

Старайтесь указывать подробные сведения о себе или компании, которую вы представляете (вплоть до юридического адреса и банковских реквизитов).

Такой подход укрепляет доверие между сторонами и способствует принятию гарантийного письма в качестве подтверждения готовности вами выполнить взятые на себя обязательства.

Полезные рекомендации

Закончить наш сегодняшний разговор о гарантийном письме мы решили полезными рекомендациями по его составлению:

  • фраза "гарантийное письмо" не обязательно должна встречаться в тексте;
  • заголовок письма может быть произвольным, но тематическим ("об оплате задолженности", "о выполнении ____ работ" и т.д.);
  • желательно в гарантийном письме указать последствия (санкции, штрафы) невыполнения отправителем обязательств;
  • уместно использование синонимов слова "гарантия" (поручительство, заверение, свидетельство);
  • не забывайте о "носителе" гарантийной информации (лучше использовать фирменный бланк или аккуратно оформленный лист бумаги).

Хотелось бы заметить, что успех гарантийного письма зависит еще и от "внешних факторов", таких, например, как репутация отправителя, история его взаимоотношений с получателем.

И полагаем, не нужно говорить о том, что ВСЕ взятые обязательства должны быть выполнены точно в срок и в полном объеме.

Вот и все советы, которыми мы хотели с вами поделиться.

Хорошего вам дня и всегда надежных деловых взаимоотношений!

Смотрите также:

Постоянная ссылка:

Оставить комментарий